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一、彰化縣文化局(以下簡稱本局)為妥善管理典藏品特訂定本要點。

二、本要點所稱典藏品,係指具有歷史、文化、藝術等價值,經典藏審議委員會審議通過需予典藏之物品。
典藏品應依本要點辦理入庫手續,並依政府公有財產相關管理規定辦理。

三、典藏品取得方式:
(一)價購:對於需有償取得之典藏品。
(二)採集:包括標本蒐集與考古發掘等。
(三)仿製:其他機關或個人持有具典藏價值之物品,徵得其同意後,得製作成仿製品。
(四)受贈:徵得物主同意無償捐贈之物品。
(五)交換:其他機關或個人所有之物品,本局得由現有多餘典藏品交換之。
(六)撥交:其他機關(構)撥供典藏者。
(七)其他:如本局舉辦競賽之得獎作品等。

四、典藏程序:
(一)典藏審議前應記載之事項如下:作者、品名、來源、價值、外觀(包含尺寸、類別、特徵、重量、色澤等)、用途或功能等項目。
(二)召開典藏審議委員會決定典藏及鑑價。
(三)價購者,依政府採購法有關規定辦理後續之採購,並取得其著作財產權授權。
(四)受贈者,捐贈者應填具捐贈同意書,並同意其著作財產權授權本局,捐贈者依法不得撤銷、撤回該捐贈行為。

五、典藏品分類代號:
典藏品分類代號表
類號 名稱類號 名稱 類號 名稱 類號 名稱 類號 名稱
1 銅器 11 牙雕 21 機器工具 31 模型 41 紙藝
2 陶器 12 神像 22 玩具 32 唱片CD 42 古文書
3 瓷器 13 樂器 23 醫藥文物 33 影帶 43 手抄本
4 玉器 14 武器 24 錢幣 34 圖畫 44 手稿
5 琺瑯器 15 戲劇文物 25 宗教文物 35 書法 45 輿圖
5 琺瑯器 15 戲劇文物 25 宗教文物 35 書法 45 輿圖
6 漆器 16 民俗民藝 26 刺繡 36 金石 46 郵遞文物
7 木器 17 其他金屬器 27 編織 37 拓片 47 史蹟資料
8 木雕 18 石器 28 衣帽服飾 38 西畫 48 書刊
9 竹器 19 傢俱 29 交通器物 39 版畫 49 其他
10 竹雕 20 儀器 30 標本 40 雕塑    

※34圖畫類加註:含水墨、膠彩、彩墨畫。

六、典藏品登載:
(一)新進典藏品應依序編號例如,武士俑:總序號:524,類序號2/0029。其中524為總流水號;2為類號;0029為該類之流水號。
(二)填寫新增典藏品二聯單(附件一),經首長核准後,分別由各業務單位及財產管理單位收存。
(三)製作典藏品資料卡1份(附件二)。
(四)成組成套典藏品,得獨立計件,並分別建立資料卡(如九龍套杯為九卡),編號加註-1、-2…(例:314-2)。附配件(如座、盒)一律不編號,但應於資料卡上註明。
(五)總序號、類序號均為永久編號,如變更登載或減損註銷仍應保留空號不得填補。


七、典藏品之保存維護:
(一)典藏品必須拍攝數位全彩照片,包含正面、背面等全貌與局部之各角度;依分類編目編號,將數位照片電子檔依序存檔,以供研究、出版之用。
(二)典藏品上架前,應先將總序號與類序號或財產標籤標示於適當處,以不損及典藏品、不妨礙觀瞻及不易脫落為原則。
(三)典藏品需經檢視後再行入庫。
(四)典藏品應依其特性典藏,如有蟲蛀、銹腐、黴菌、酸化等現象,應即時作技術上應變或修護。
(五)典藏品不得供任何人攝影或製取拓片;但有正當理由且確保安全無虞,經簽奉首長核准者不在此限。
(六)典藏品如有損傷必須修復整理,應由典藏品業務單位簽報,經首長核准後辦理。
(七)典藏品減損應召開典藏審議委員會,審議註銷之必要性,經決議通過典藏品確有減損,由典藏品業務單位填寫減損報告書(附件三)、減損典藏品二聯單(附件四),依國有財產法第二十三條及審計法第五十八條等相關規定,陳報主管機關及審計機關,辦理財產減損除帳手續。
(八)典藏品禁止局部使用樟腦或其他化學藥品清潔。
(九)為減少竊盜、火災及其他意外損失,典藏品應辦理投保。
(十)典藏品應由專人負責,典藏品承辦人員每年三月前應提出年度典藏品盤點計畫,每兩年完成一次典藏品之全面盤點並留存紀錄,發現典藏品狀況不佳或裱框老舊,應予適當處理。盤點作業完成一個月內,記錄須經機關首長核定後,報請主管機關備查。

八、典藏品外借
(一)各單位(包含本局)或個人得外借典藏品,應事先填具典藏品外借申請單(附件五),經簽奉核准後外借。
(二)外借出本局者應投保足額之產物險,並於外借時出具保險證明。
(三)典藏品外借前應拍攝照片留作記錄。
(四)外借典藏品之借用單位應特別注意包裝及安全設施,包裝應輔以妥善之包護,避免因外力遭致損壞。外借之典藏品應於包裝明顯位置,註明本局全銜、品名、保險狀況及包裝運送應注意事項等。
(五)外借之典藏品應於外借記錄簿上核實記錄。
(六)外借之典藏品遺失或損壞時,應召開典藏審議委員會審議賠償金額追償之。
(七)典藏品承辦人員對屆期之典藏品,應催取。除特殊情況或不可抗力之因素,並經本機關同意,逾期歸還者達三次,一年內不得申請外借;逾期未還即取消其外借權利,並依法追償之。

九、典藏室管理
(一)典藏品應有固定儲庫之存放位置,俾憑資料卡管理。
(二)典藏室宜設空氣調節,並注意溫度、濕度等處理。
(三)庫門應設有雙道門鎖,由典藏品業務單位主管與承辦人員分別存管鑰匙。
(四)開庫、開箱應由典藏品業務單位主管與承辦人員或由業務單位指派同仁會同承辦人員為之;開鎖及工作經過應製成記錄,同時填寫出入管理簿並每月簽報業務單位主管核閱;其餘人員未經核准,不得出入庫房及參加工作。
(五)如遇特殊或緊急事故開庫,應於事後立即檢視或清點,並作成紀錄,同時專案簽報核閱。
(六)典藏室以不對外開放參觀為原則。
(七)典藏室應加強防火等安全設備,滅火器(乾性)應作定期的保養與檢查,並登錄之。

十、典藏品若符合文化資產保存法所列類別,得依文化資產保存法相關規定,提送本縣文化資產相關審議委員會審議後登錄。

十一、本要點奉機關首長核可後實施,修正時亦同。